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中层领导培训高效会议秘诀39页.ppt

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人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年,大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领,庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说,会稽山原名茅山,因召开此会而更名。公元前 681 年,齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国,在北杏会盟,首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高,齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此,齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少?从中央到地方一年要开多少会?这是一个无法统计的数字。

《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息:1999年, 北京只有一二百家服务于会展的专业公司,而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司,形成了滋生腐败的温床。2011年,中国首个《中国会议蓝皮书》在京发布,蓝皮书指出,目前我国每年举办的各种会议多达几千万个,年均增长20%。在白领中,会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言,在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事,似乎每天都有开不完的会。2011年,中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心,对2223人进行的一项调查显示,53.6%的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。具体而言,57.4%的人每星期平均开会2次以上。受访者中,40.8%的人是企业职员,300%的人是事业单位员工,12.9%的人是政府机关工作人员。另外,只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义,而剩余的大多数白领均表示厌烦开会,甚至有人为此变成职场“恐会族”。

时间成本=参加会议的人数×(与会者的准备时间+与会者的旅行时间+正式会议时间+会议休息及耽搁时间)。而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且,会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎,从而降低了我们非开会时间的工作效率。效益成本=参会人员若不用参加会议,那么在这段时间可以为公司带来的效益。机会成本=开会过程中,因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意+不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户+不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是:会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时)。公式中平均工资所以乘3,是因为劳动产值高于平均工资;乘2是因为参加会议要中断经常性工作,损失要以2倍来计算。因此,参加会议的人越多,成本越高。有了成本分析,大家开会态度就会慎重,会议效果也十分明显。

《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话:“任何会议都是要么富有成效,要么纯粹浪费时间,二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费,而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满,使大家心生倦怠感,从而降低团队的凝聚力。日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”,强化自身竞争力,以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里,处处可看到这样的标题:“只开有实际效果的会议!”、“准时开始,最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。在日产被称为“价值优先”的跨部门会议,不请部长出席。因为部长是做最后决定的人,如果与会,可能影响讨论方向的内容。一次会议,最好只有一个主题。可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题为好。议题越多,参加人员越多,陪绑的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。要有明确的议程及时间分配规则,方好有效控制会议的进程和时间使用,确保会议高效。注意:议程安排上,不要领导先讲话,先表态,避免有的人“话里听音”拍马屁,从而失去民主按领导意见办,或不能集思广益,积极发掘更多创意。


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